특히 휴가나 출장 등으로 부재 중일 때는 자동 회신(Out of Office 메일)을 설정하는 것이 기본 매너이자 효율적인 협업 방법입니다.
하지만 단순히 “I’m on vacation”이라고만 쓰는 것보다는,
구체적인 일정, 대체 연락처, 그리고 현지 공휴일의 의미까지 함께 안내하면 더 프로페셔널한 인상을 줄 수 있습니다.
이번 글에서는 Out of Office 메일의 기본 작성 원칙과 함께,
한국·일본·중국의 대표적인 공휴일을 영어로 표현하는 방법과 예시를 정리하겠습니다.
1. Out of Office 메일이 중요한 이유
업무 연속성 보장: 내가 없는 동안에도 상대방이 누구에게 연락해야 할지 알 수 있습니다.
프로페셔널한 이미지: 일정과 대체 연락처를 명확히 안내하는 것이 신뢰를 줍니다.
문화적 기대치 충족: 외국계 기업에서는 부재 시 자동 회신 설정을 기본으로 생각합니다.
2. Out of Office 메일 작성 원칙
① 명확한 일정 안내
언제부터 언제까지 부재인지, 복귀 날짜는 언제인지 구체적으로 기재
② 대체 연락처 제공
내가 부재 중일 때 긴급히 도움을 줄 수 있는 동료의 이름, 이메일, 전화번호 안내
③ 정중하고 간결한 톤 유지
너무 길 필요 없이 3~4문장 이내가 이상적
3. Out of Office 메일 예시
(A) 기본적인 버전
Subject:
Out of Office
Hello, Thank you for your email. I am currently out of the office and will return on September 4. For urgent matters, please contact Kate Johnson at kate.johnson@company.com.
Best regards, XXX
(B) 출장 등 상세 버전
Subject:
Out of Office
Dear all, I am currently out of the office on a business trip from August 21 to August 28 and will have limited access to email. For urgent support during this period, please reach out to Greg Smith at greg.smith@company.com.
I will respond to your message as soon as possible upon my return.
Kind regards, XXX
4. 현지 공휴일을 설명하는 Out of Office 메일
외국계 기업에서는 현지 공휴일을 잘 모르는 경우가 많습니다. 따라서 공휴일 이름 + 간단한 설명을 덧붙이면 더 친절하고 명확합니다.
(i) 추석 (Chuseok, Korean Thanksgiving)
Subject:
Out of Office –
Dear all, I am currently out of the office for the Chuseok holiday (Korean Thanksgiving) from September 16 to September 18. During this time, I will have limited access to email. For urgent matters, please contact [Colleague’s Name] at [email address]. I will respond to your message after I return on September 19. Best regards, XXX
(ii) 설날 (Seollal, Korean Lunar New Year)
Subject:
Out of Office –
Hello, Thank you for your message. I am currently out of the office for the Korean Lunar New Year (Seollal) holiday from January 29 to January 31. I will not be checking emails regularly during this period. For immediate assistance, please contact [Colleague’s Name] at [email address]. Kind regards, XXX
(iii) 일본 Golden Week
Subject:
Out of Office –
Dear all, I am currently out of the office for Golden Week, a series of national holidays in Japan, from April 29 to May 5. During this period, I will have limited access to email. For urgent support, please reach out to [Colleague’s Name] at [email address]. I will respond to your message promptly after my return on May 6. Best regards, XXX
(iv) 중국 Mid-Autumn Festival (Chinese Thanksgiving, 중추절)
Subject:
Out of Office – XXX Dear all, I am currently out of the office for the Mid-Autumn Festival (Chinese Thanksgiving) from September 29 to October 1. I will have limited access to email during this time. For urgent assistance, please contact [Colleague’s Name] at [email address]. I will respond to your message after I return on October 2. Best regards, XXX
Out of Office 메일은 단순히 부재 사실을 알리는 것에서 끝나지 않습니다.
일정, 대체 연락처, 복귀일을 명확히 안내하고, 필요하다면 현지 공휴일의 의미까지 함께 설명하는 것이 글로벌 환경에서 더 프로페셔널한 태도로 비춰집니다.
추석 → Chuseok (Korean Thanksgiving)
설날 → Korean Lunar New Year (Seollal)
일본 골든위크 → Golden Week, a series of national holidays in Japan
중국 중추절 → Mid-Autumn Festival (Chinese Thanksgiving)
